Laporan Aksi Perubahan PKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.      Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi sangat mempengaruhi pola pikir masyarakat, dimana kebutuhan untuk peningkatan pelayanan  harus menjadi perhatian penting bagi pemerintah dalam berbagai tingkatan karena saat ini masyarakat sebagai pembayar pajak menuntut pelayanan yang baik, penyediaan pelayanan yang optimal  tersebut  juga sebagai bentuk akuntabilitas pemerintah. Fenomena ini menuntut perubahan organisasi sektor pemerintahan dari dilayani menjadi melayani.

Kondisi umum yang terjadi saat ini di Kecamatan Jonggol adalah belum optimalnya Kinerja Organisasi dalam tata kelola pemerintahan dan pelayanan umum. Hal ini tertuang dalam LAKIP Kecamatan Jonggol tahun 2019 terdapat faktor kegagalan yaitu: a) Belum optimalnya etos kerja, budaya kerja dan disiplin kerja pegawai, b) Belum optimalnya kualitas sumberdaya pegawai, c) Masih kurangnya kualitas dan kuantitas sarana kerja, d) Belum akuratnya data mata pencaharian penduduk, e) Belum akuratnya data masyarakat menurut agamanya Belum, f) akuratnya data klasifikasi umur penduduk, g) Belum akuratnya data murid/siswa diseluruh tingkatan, h) Belum akuratnya data jumlah perusahaan dan pelaku usaha, i) Belum akuratnya data wajib KTP dan j) Belum akuratnya data administrasi pertanahan.

Merujuk kondisi tersebut maka sangat diperlukan langkah-langkah untuk menyelesaikan permasalahan sehingga Kecamatan Jonggol mampu menunjukan sebagai organisasi yang berkinerja tinggi, maka Aksi Perubahan ini menjadi salah satu upaya untuk mewujudkannya.

Mengacu pada  Visi RPJMD Kabupaten Bogor periode 2018-2023 adalah sebagai berikut: “TERWUJUDNYA KABUPATEN BOGOR TERMAJU, NYAMAN DAN  BERKEADABAN”.

Dalam rangka pencapaian visi yang telah ditetapkan dengan emperhatikan kondisi dan permasalahan yang serta tantangan kedepan dan memperhitungkan peluang yang di miliki maka ditetapkan 5 (Lima) misi sebagai berikut :

1.      Mewujudkan masyarakat yang berkualitas;

2.      Mewujudkan perekonomian daerah yang berdaya saing dan berkelanjutan;

3.      Mewujudkan tata kelola pemerintahan daerah yang baik;

4.      Mewujudkan pembangunan daerah yang merata. berkeadilan dan berkelanjutan;

5.      Mewujudkan kesalehan sosial;

Berpedoman terhadap visi dan misi Pemerintah Kabupaten Bogor yaitu mewujudkan Kabupaten Bogor yang Maju, Nyaman dan Berkeadaban. Serta mengacu pada misi ke-tiga yaitu: Mewujudkan tata kelola pemerintahan daerah yang baik. Maka dipandang perlu melakukan upaya  menuju tata kelola pemerintah yang baik termasuk pelayanan masyarakat di dalamnya, sehingga perlu didukung oleh penatausahaan kantor yang optimal sehingga dapat mendukung peningkatan kinerja organisasi. Hal ini juga terkait dengan tugas fungsu Sekretaris Kecamatan secara umum, yaitu membantu Camat dalam pengelolaan ketatausahaan Kecamatan, dengan fungsi sebagai berikut:

a.       Pengkoordinasian penyusunan program, monitoring, evaluasi dan pelaporan kecamatan

b.      Pengelolaan rumah tangga, tata usaha dan kepegawaian kecamatan

c.       Pengumpulan, pengolahan dan analisa data kecamatan

d.      Pengelolaan keuangan kecamatan

e.       Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan pimpinan sesuai bidang tugasnya.

Berdasarkan Tugas pokok dan fungsi tersebut maka target kinerja yang akan dicapai adalah optimalisasi penatausahaan kantor kecamatan dalam upaya menuju kinerja organisasi kecamatan.

Dalam Rangka pencapaian tujuan, disamping dengan program Pancakarsa dan Budaya organisasi Gercep (Gerak Cepat), khusus di Kecamatan Jonggol menetapkan Budaya organisasi yaitu BERKAH (BERDAYA, EKONOMIS, RELIGIUS, KOMUNIKATIF, AMAN DAN HARMONIS).

Berdasarkan uraian diatas maka  Aksi Perubahan yang dilakukan adalah penerapan Green Office dalam penatausahaan Kecamatan Jonggol.

2.    Tujuan dan Manfaat Aksi Perubahan

Terkait dengan pelaksanaan Aksi Perubahan tersbut, tujuannya dalah :

a.    Tujuan Jangka Pendek, membangun  komitmen bersama tentang penatausahaan kantor yang berwawasan lingkungan dan langkah-langkah dalam mewujudkan efisiensi pemakaian sumber daya (Air, Listrik dan ATK)

b.    Tujuan Jangka Menengah, Membuat desain penataan ruang kerja yang mendukung kinerja pegawai

c.    Tujuan Jangka Panjang yaitu MengembangkaN program dengan pemanfaatan Teknologi Informasi dan Sumber Daya Manusia dalam mewujudkan  kantor berwawasan lingkungan yang berkelanjutan.

Sehingga manfaatnya adalah:

·      Manfaat jangka pendek

a.    Adanya aksi dan dokumen komitmen bersama pegawai Kecamatan Jonggol terhadap penerapan Green Office.

b.    Tersusunnya dokumen berupa buku pedoman penerapan Green Office Kecamatan Jonggol.

c.    Adanya peningkatan pengetahuan terkait penanggulangan dan pemanfaatan sampah bagi seluruh pegawai kecamatan melalui sosialisasi

d.    Adanya langkah-langkah penghematan dalam pemakaian ATK dalam kegiatan administrasi.

e.    Melakukan langkah-langkah penghematan sumber daya air dan listrik.

·        Manfaat jangka menengah:

a.    Adanya desain baru untuk penataan ulang kantor kecamatan Jonggol.

b.    Dapat melaksanakan desain ulang kantor Kecamatan Jonggol sesuai dengan desain yang sudah ditetapkan.

·        Manfaat jangka panjang:

a.    Pemanfaatan Teknologi Informasi untuk peningkatkan efisiensi dalam penggunaan ATK

b.    Melakukan pengembangan Sumber Daya Manusia dalam upaya mewujudkan kantor berwawasan lingkungan secara berkelanjutan.

3.      Rencana Kegiatan Aksi Perubahan

Rencana Kegiatan Aksi Perubahan dibuat dalam bentuk tahapan atau Milestone yaitu terdiri dari:

                            a.          Persiapan dan Perencanaan

                           b.          Pembuatan komitmen Bersama

                            c.          Pembentukan Dukungan

                           d.          Pembuatan Dokumen Buku Pedoman

                            e.          Tahapan Implementasi (tahap awal) Green Ofiice berupa   penghematan ATK, Air dan Listrik serta penataan ruang dan luar ruangan kantor Kecamatan Jonggol

BAB II

DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN AKSI PERUBAHAN

1.    Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi

Membangun integritas dan akuntablitas kinerja saat ini sudah  menjadi keharusan bagi organisasi pemerintahan, karena sebagai organisasi pelayanan publik dituntut untuk bekerja secara baik dan melayani masyarakat secara optimal

Untuk membangun integritas dan akuntabilitas semua anggota organisasi atau seluruh pegawai salahsatunya adalah diperlukan Kepemimpinan yang efektif.  Gaya atau perilaku kepemimpinan yang relatif relevan saat ini dengan perkembangan tersebut adalah kepemimpinan Transformasional. Kepemimpinan model ini adalah kepemimpinan yang mengembangkan seluruh potensi dari pengikut untuk dapat mencapai apa yang menjadi tujuan organisasi guna meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan.

Ciri-ciri atau faktor yang menunjukan kepemimpinan Transformasional dalam organisasi adalah sebagai berikut:

1.        Idealized Influence(II), berpengaruh ideal,  pemimpin transformasional berperilaku dengan cara yang memungkinkan mereka untuk menjadi panutan bagi pengikut mereka

2.        Inspirational Motivation (IM), Motivasi Inspirasional. Pemimpin transformasional berperilaku dengan cara yang memotivasi dan menginspirasi.

3.        Intellectual Stimulation (IS), Stimulasi Intelektual. Pemimpin transformasional merangsang upaya pengikut mereka untuk menjadi inovatif dan kreatif.

4.        Individualized Consideration (IC), Pertimbangan Individual, pemimpin transformasional memberikan perhatian khusus pada kebutuhan setiap pengikut individu untuk pencapaian dan pertumbuhan dengan bertindak sebagai pelatih atau mentor.

Maka dalam aksi perubahan ini, Team Leader mencoba mengimplementasikan dalam program Aksi Perubahan  Green Office, sebagai berikut:

·      Membangun Integritas Organisasi

Untuk membanun integitas organisasi, hal yang dilakukan dalam tahapan aksi perubahan adalah:

       a.       Pada persiapan, yaitu, Team Leader menyampaikan ide dasar Aksi Perubahan untuk mempengaruhi pegawai sebagai upaya mewujudkan integritas dalam organisasi yaitu dalam proses pembentukan tim kerja aksi perubahan, yaitu dengan menyampaikan ide gagasan terkait aksi perubahan untuk meningkatkan kinerja organisasi, sehingga anggota tim dapat memahami maksud dan tujuan aksi perubahan yang akan dilaksanakan.

Pada tahap ini Team Leader melakukan pemaparan ide-ide dasar dari kegiatan yang akan dilaksanakan mulai dari rencana aksi perubahan, maksud dan tujuan, serta langkah-langkah strategis dalam mewujudkan aksi perubahan di hadapan para pegawai kecamatan. Sehingga para pegawai mendapat gambaran umum tentang aksi yang akan dilaksanakan di Kantor Kecamatan Jonggol khususnya dalam penatausahaan kecamatan sebagai area perubahan yang direncanakan.

Komunikasi antara pegawai dengan team leader terjadi dalam tahapan ini, muncul-pertanyaan-pertanyaan dari para pegawai bagaimana apa saja yang harus dilaksnaakan, kemudian terjadi dialog interaktif, memberi saran dan masukan agar kegiatan ini berjalan lancar dan sesuai tujuan yang diharapkan untuk perbaikan organisasi. Sehingga kemudian disepakati untuk menyusun tim kerja dari pegawai dengan harapan seluruh kegiatan berjalan dengan efektif, hal ini menunjukkan terdapat komitmen yang baik dari para pegawai terhadap peningkatan kinerja organisasi, dalam hal ini team leader berperan sebagai pemeimpin yang dapat mempengaruhi (Idealised Influenze) juga berperan meningkatkan antuasiasme dengan upaya memotivasi (  Inspirational Motivation) kepada pegawai dalam bentuk paparan. Dengan demikian para pegawai dapat menerima dengan seksama gagasan aksi perubahan dan bersedia melaksanakannya dalam tugas pekerjaan sehari-hari sebagai bagiam dari membangun integritas sebagai seorang pegawai terhadap unit kerjanya.

      b.       Langkah-langah Pembuatan Draft dan Pembahasan .

Pelaksanaan tahap ini melibatkan pegawai untuk untuk menyampaikan ide-ide kreatif hal ini terjadi dalam pembuatan draft seperti draft naskah SK tim kerja, pada tahap ini kesepakatan yang dicapai untuk membangun sebuah tim kerja dalam pelaksanaan menunjukan integritas terhadap organisasi sebagai bentuk kemauan untuk terlibat dalam kegiatan dab bekerja dalam sebuah tim.

       c.       Kegiatan membangun Integritas, dilakukan oleh team Leader Pada saat pembahasa  draft buku panduan. Team leader memberikan kebebasan kepada pegawai khusunya tim kerja untuk memunculkan ide kreatif dalam pembuatan draft kemudian secara inovatif diimplementasikanya. Pada tahapan ini masing-masing pegawai dituntut berfikir cermat dan akurat dalam melihat  permasalahan di lingkungan kerja masing-masing, melakukan analisis terhadap kemungkinan pemecahan masalah berupa alaternatif penyelesaian masalah yang kemudian diaplikasikan ke dalam draft-draft dokumen yang disesuaikan dengan ruang lingkup tujuan dan sasaran kegiatan aksi perubahan. Fungsi Team Leader adalah mengarahkan agar diskusi berjalan lancar dan memberi kebebasan berpendapat dalam setiap rapat pembahasan serta memberdayakan kemampuan masing-masing anggota tim sesuai dengan kemampuannya da mendorong pegawai mengeluarkan kemampuan terbaiknya.

      d.       Pada tahapan berikutnya, yaitu penandatangan komitmen bersama, semua pegawai menandatangani di format yang sudah dibuat/disiapkan, semua pegawai mencermati dan kemudian mebubuhkan tanda tangan sebagai bentuk komitmen tertulis secara kolektif untuk mendukung melaksanakan dan akan saling mengingatkan dalam implementasinya. Penandatanganan secara bertahap sesuai dengan kondisi dan kehadiran pegawai mulai dari pimpinan yaitu Camat, para Kasi/Kasubbag dan seluruh pegawai memberikan tandatangan didalam baner yang sudah cetak. Ini menjadi langkah strategis pertama yang menjadi awal kegiatan Green Office agar bisa menjadi pengungkit keberhasilan pelaksanaanya yaitu terbentuknya Komitmen Organisasi, Komitmen Pimpinan dan Komitmen Pegawai/karyawan. Dengan demikian menjadi bukti bahwa Team Leader berupaya  membangun integritas pegawai yang dimulai dari tingkat pimpinan sampai ke tingkat pegawai paling bawah untuk memiliki komitmen yang kuat dalam meningkatkan kinerja organisasi.

       e.       Membangun integritas  selanjutnya adalah dalam proses penyusunan buku panduan, yaitu Team leader memberikan transfer perilaku analitik dalam mencermati data dan dianalisis menjadi draft panduan. Selama proses ini pegawai berusaha secara cermat mengambil berbagai sumber dari tulisan  relevan dengan konsep yang akan dibuat dan secara cermat dimodifikasi dalam bentuk yang sesuai dan aplikatif sesuai dengan situasi dan kondisi nyata di Kantor Kecamatan Jonggol.

Kegiatan Berikutnya adalah dengan mengadakan rapat pembahasan, pada tahapan ini, mentor memberikan arahan secara umum untuk pembuatan pedoman yang sesuai dengan tujuan dan kondisi yang diharapkan. Pada langkah ini, Team Leader, menyampaikan secara menyeluruh tentang buku panduan ini, dan selanjutnya setiap pegawai diberikan kesempatan untuk mengkritisi dan memberikan saran masukan untuk menyempurnakan buku panduan ini sesuai dengan pengetahuan dimiliki setiap pegawai. Maka tahap ini siapapun berhak mengeluarkan pendapatnya yang dituangkan dalam buku yang akan menjadi pedoman bersama, dengan demikian buku ini menjadi bagian dari komitmen bersama untuk perbaikan organisasi menuju organisasi yang berkinerja tinggi melalui penerapan Green Office.itas selanjutnya adalah pada saat proses penyusunan buku panduandilakukan oleh Team Leader pada saat proses pembuatan buku panduan.

        f.       Upaya membangun integritas dalam tahapan pelaksanaan, yaitu meliputi:

1)      Pengaturan ruangan dan perbaikan kabel-kabel, Team Leader memberikan kesempatan kepada semua pegawai untuk melaksanakan kegiatan sesuai kondisi di ruang masing sehingga kemudian membuat ruangannya menjadi nyaman

2)      Melakukan upaya penghematan dengan mengganti lampu yang rusak dengan lampu hemat energi (LED), kegiatan ini melibatkan anggota tim kerja, transfer keteladanan ditunjukan untuk memberi pemahaman untuk bertindak hemat dan cermat.

3)      Kegiatan berikutnya adalah melaksanakan kegiatan konservasi air yaitu dengan pembuatan lubang biopori/sumur resapan, penanaman pohon di sekitar area kantor kecamatan, dilakukan secara gotong royong oleh pegawai. Selain itu degan memanfaatkan barang yang ada, dilakukan pembuatan isntalsi sederhana berupa penampungan air AC untuk cadangan air yang bisa dimanfaatkan untuk menyiram tanaman atau kegiatan pembersihan lainnya. Upaya ini diharapkan menjadi awal pemebentukan kesadaran akan pentingnya pelestarain lingkungan dan meningkatkan kecermatan dalam mencari sumber-sumber alternatif penyediaan air dan energi.

4)      Langkah selanjutnya adalah melakukan sosialisasi kepada seluruh pegawai, hal ini adalah sebagai langkah strategis untuk meningkatkan pemahaman para pegawai dalam melaksanakan Green Office sehingga diharapkan mampu merealisasikan dalam kegiatan sehari-hari, ini merupakan transfer pengetahuan.

5)      Langkah terakhir, Team Leader mengadakan rapat evaluasi, yaitu melakukan pembahasan terkait permasalahan yang terjadi, kemudian semua anggota tim diajak untuk menganalisis permasalahan tersebut dan mencari jalan pemecahan masalah. Dari  kegiatan ini dicapai kesepakatan untuk perbaikan pada saat pelaksanaan di periode jangka menengah agar kegiatan Green Office ini menjadi lebih baik, lancar dan berkesinambungan

Seluruh kegiatan dari mulai perencanaan kegiatan, pembuatan draft, pembahasan dan diskusi-diskusi dan pelaksanaan kegiatan diikuti dengan baik berjalan lancar dan antusias diikuti oleh semua pegawai di setiap tahapan, telah menunjukan bahwa sejauh ini telah terbangun integritas dari seluruh pegawai terhadap proses perbaikan kinerja organisasi. Konsistensi pegawai dalam melaksanakan pekerjaan sudah disepakati bersama dan dituangkan dalam aturan berupa surat keputusan dan buku panduan sebagai bagian dari upaya meningkatkan kinerja individu dan organisasi, telah menunjukan terbangunnya  integritas terhadap organisasi dalam hal ini kantor Kecamatan Jonggol.

·      Membangun Akuntabilitas Kinerja Organisasi

Upaya membangun akuntabilitas kinerja organisasi yang diterapkan dalam aksi perubahan oleh Team Leader melalui Green Office adalah sebagai berikut:

1.      Membangun transparansi, kegiatan ini dilakuan oleh pada tahapan perencanaan, yaitu Team Leader secara terbuka menyampaikan ide dan gagasan tentang rencana aksi perubahan Green Office, termasuk alokasi anggaran yang diperlukan untuk membiayai kegiatan ini,  kemudian dilakukan diskusi yang secara terbuka melibatkan seluruh pegawai sehingga sehingga tercapai kesepakatan-kesepakatan yang diketahui dan selanjutnya dilaksanakan bersama-sama.

2.      Membangun sistem dan prosedur,  tahapan ini secara bersama dilakukan oleh Team Leader dengan anggota tim untuk membuat buku panduan sebagai pedoman pelaksanaan yang merupakan dokumen formal berupa dokumen buku panduan yang merupakan bentuk sistematis dan prosedur  penerapan Green Office.

3.      Partisipatif, kegiatan ini tertuang dalam tahapan membuat dan membahas draft seperti darft surat keputusan, draft dukungan dan komitmen, draft buku panduan. Setiap kegiatan dalam tahapan-tahapan tersebut telah memberikan kesempatan setiap pegawai untuk berpartisipsi aktif menyampaikan saran, ide dan gagasan sebagai bagian dari proses pengambilan keputusan. Bentuk partisipasi aktif juga ditunjukan dalam pelaksanaan kegiatan yang semuanya melibatkan seluruh pegawai dari mulai membuat komitmen sampai pada saat implementasinya dalam kegiatan menata ruangan, melakukan langkah konsevasi air,  ikut dalam kegiata sosialisasi, hemat dan cermat dalam penggunaan sumber daya.

4.      Monitoring, evalausi dan langkah tindak lanjut yaitu team Leader melakuan monitoring terhadap pelaksanaan kegiatan, kemudian dilakukan pembahasan atau evaluasi dengan melibatkan seluruh pegawai sehingga diketahui kendala atau permasalahan yang terjadi dalam setiap tahapan. Hasilnya berupa kesepakatan untuk peningkatan atau perbaikan ke depan dalam tahapan jangka menengah dan jangka panjang.

Sebagai bentuk pertanggungjawaban, semua kegiatan tersebut dilengkapi atau dilampiri dengan dokumen pendukung sebagai bagian dari membangun akuntabilitas kinerja.

Integritas

2.        Mengelola Budaya Organisasi

Budaya Organisasi adalah sekumpulan nilai dan norma yang penting dan diyakini bersama sebagai pengarah perilaku anggota organisasi untuk berbuat maupun tidak berbuat sesuatu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sehinggga nilai-nilai dan norma atau azas-azas ini dapat menjadi salahsatu pedoman bagi seluruh anggota organisasi dalam melaksanakan tugas pekerjaannya sehari-hari.

Budaya organisasi ini perlu dikembangkan agar setiap orang secara sadar dan menjadi bagian dalam kehidupan organisasi yang tertanam di setiap individu untuk menampilkan performa dalam pencapaian tujuan organisasi.

Kecamatan Jonggol secara internal telah menetapkan Budaya Organisasi dalam slogan BERKAH yaitu Berdaya, Ekonomis, Religius, Komunikatif, Aman dan Harmonis, maka sejalan dengan hal tersebut, hal-hal yang dilakukan Team Leader dalam aksi perubahan untuk mengeloa budaya organisasi dalam penerapan Green Office dalam penatausahaan kecamatan adalah sebagai berikut:

·      Budaya berdaya atau pemberdayaan pegawai dimana hal ini tercermin dalam kegiatan :

a)      Pembuatan Draft-draft dokumen mulai dari dokumen surat keputusan, draft dokume kimitmen dan dukungan stakeholder, draft buku panduan, draft rencana kerja tim, yaitu pegawai dibiasakan untuk bisa atau memiliki kemampuan sendiri, cerdas dan berfikir kreatif/inovatif dalam melaksanakan tugas, menterjemahkan ide dasar yang telah diberikan untuk dikembangkan secara terbuka dalam bentuk konsep surat atau dokumen atau rencana aksi dlam program Green Office. Bagian ini juga menuntun pegawai untuk berfikir cerdas, analitik dalam menyelesaikan permasalahan atau tugas pekerjaan sesuai dengan maksud dan tujuan organisasi. Sehingga melalaui kegiatan Green Office ini sebagai langkah awal agar pada setiap kesempatan, pegawai melakukan hal yang ama, keratif/inovatif, berfikir analitik dalam menyelesaikan setiap pemasalahan yang terjadi dalam tugas pekerjaannya sesuai dengan tugas pokok masing-masing pegawai.

b)      Pemberdayaan pegawai ini juga berlaku dalam hal melaksanakan pekerjaan dalam tahapan pelaksanaan, yaitu pegawai mampu melaksanakan kegiatan sesuai rencana kerja, seperti pada saat pembuatan lubang biopori, penanaman pohon, pembuatan instalasi pemanfaatna air AC, penataan ruang dan penempatan bunga di ruang-rungan kerja telah yang berjalan sesuai jadwal yang telah disepakati bersama tanpa harus menunggu perintah secara langsung atau tanpa harus selalu dihadiri langsung oleh atasan.

·      Budaya ekonomi, atau hemat dan cermat

a)      Budaya ekonomis atau bertindak hemat dan cermat adalah dalam hal penggunaan anggaran atau keuangan kantor, peralatan, serta dalam hal pemanfaatan waktu. Melalui kegiatan Green Office ini budaya hemat dan cermat ini diwujudkan dalam tahap pelaksanaan Green Office yaitu:
Penghematan energi yaitu dengan membiasakan pegawai untuk melakukan penghematan penggunaan lampu, menggunakan listrik sesuai keperluan, menggunakan AC secara bijaksana dan mempergunakan air bersih tidak berlebihan. Dengan upaya ini dan terus di adovaksi melalui penempelan stiker di setiap ruang kerja diharapkan tumbuh kesadran para pegawai untuk selalu berlaku hemat dan cermat dalam mempergunakan sumber daya yang tersedia. Dengan demikian diharapkan agar penggunaan anggaran untuk keperluan pembayaran Listrik dan Air dapat dikurangi secara logis.

b)      Budaya hemat dan cermat juga  diterapkan dalam hal pemakaian kertas dan ATK lainnya, yaitu dengan melakukan pencetakan dua sisi untuk konsep-konsep surat, penggunaan kertas bekas untuk catatan-catatan atau informasi-infornasi informal, serta pemanfaatan teknologi informasi berupa surat elektronik dalam kegiatan administrasi perkantoran.

c)      Perilaku cermat juga ditanamkan dalam kegiatan pemilahan sampah, yaitu pegawai dibiasakan cermat memilah sampah sesuai jenisnya, untuk kemudian ada yang bisa dimanfaatkan atau harus dibuang ke tempat pembuangan akhir sampah, kecermatan ini diperlukan untuk memilih mana yang masih berdaya guna dan yang tidak, secara tidak langsung hal ini membudayakan hemat dan cermat dalam penggunaan waktu dan peluang sebagai uaya meningkatkan efisiensi dalam hal peningkatan kinerja organisasi agar berjalan lebih optimal.

·      Budaya religious, penerapan Green Office juga menuntun perilaku religius atau taat beragama dengan langkah nyata yaitu dengan menerapkan prinsip kebersihan dalam diri pribadi dan lingkungan, bersikap bijak dalam memanfatkan sumber daya seperti energy dan air, menyayangi lingkungan sekitar dan tidak berlebihan alam penggunaan uang untuk hal-hal  yang tidak diperlukan, disisi lain pemanfaatan segala sesuatu yaitu kertas dan  sampah plastik menunjukan bentuk ketaatan beragama sebagai bentuk rasa syukur. 

·      Budaya Komunikatif, perilaku komunikatif dalam prosesnya adalah berupa team leader selalu mengadakan dialog dalam setiap proses pembahasan kegiatan dimulai dari kegiatan perencanaan merancanh komitmen dan dukungan, penyusunan buku panduan  sampai pada saat evaluasi untuk menentukan langkah tindak lanjut

·      Harmonis, untuk membangun keharmonisan semua pegawai, Team Leader selalu mengajak semua pegawai terlibat secara aktif dan bekerja bersama-sama sebagai sebuah tim bergotong royong dalam setiap tahapan penerapan Green Office

3.    Membangun Jejaring dan Kolaborasi

Jejaring kerja yang dibangun dalam aksi perubahan ini meliputi:

                   a.            Membangun jejaring dengan stakeholder internal, yaitu menyatukan pandangan dan langkah bersama untuk mewujudkan kinerja organisasi yang optimal melalui penerapan manajemen Green Office dalam Penatausahaan Kantor Kecamatan Jonggol.

1)      Mentor, mempunai peran yang sangat besar karena menjadi pengambil keputusan terbesar dalam pelaksanaan Green Office.

2)      Anggota Tim Kerja, mempunyai peran yang sangat besar dalam merencanakan, merancang, finalisasi dan pelaksanaan kegiatan.

3)      Pegawai Kecamatan, berperan sangat besar sebagai pemberi saran/masukan dan implementasi Green Office.

                  b.            Membangun jejaring dengan stakeholder Eksternal, terdiri atas;

1)        Stakeholder pimpinan atas yaitu melakukan komunikasi untuk mendapatkan dukungan yaitu dari Asistem Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat Setda kabupaten Bogor selaku pembina urusasan pemerintahan umum pada seluruh kecamatan di Kabaupaten Bogor yang memberikan arahan pokok tentang penyelenggaraan pemerintahan kecamatan yang baik dan melayani. Berperan besar dalam dukungan administratif dalam mewujudkan Aks Perubahan Green office.

2)        Stakeholder pimpinan atas yang menyangkut urusan teknis, yaitu mendapatkan dukungan dari Kepala Dinas Lingkungan Hidup (DLH) Kabupaten Bogor, yang menangani urusan teknis penyelenggaraan kebersihan dan lingkungan hidup di Kabupaten Bogor yang memberikan arahan terkait hal-hal umum yang menyangkut membangun kantor yang ramah lingkungan. Perannya besar dalam membantu baik secara teknis maupun administrative.

3)        Stakeholder Koordinator pembinaan kewilayahan  yaitu dari Kepala Bagian Administrasi Pemerintahan, yang merupakan koordinator pembinaan dan pelaksanaan pemerintahan di wilayah kecamatan, yaitu memberikan arahan terkait teknis penyelenggaraan tata kelola kecamatan yang yang baik sesuai dengan ketentuan perundag-undangan. Perannya cukup dalam hal memberikan arahan dan fungsi koordinasi dalam pelaksaan aksi perubahan.

4)        Stakeholder pelaksana teknis di wilayah kecamatan yang melaksanakan teknis kesehatan yaitu dukungan dari Kepala Puskesmas Jonggol, Balekambang dan Sukanegara, dukungan ini untuk mendukung dan memberikan pemahaman pentingnya  penciptaan suasana kantor yang sehat, nyaman dan terjamin keamananannya. Perannya cukup dalam hal menambah wawasan dalam perilku bersih dan sehat bagi pegawai kecamatan.

5)        Stakeholder dari pelaksana teknis kebersihan di wilayah Kecamatan Jonggol, yaitu Dukungan dari Kepala UPT Pengeloaan sampah Wilayah II. Dukungan ini sangat diperlukan untuk mendukung kegiatan Green Office yaitu untuk membantu melaksanakan kebersihan lingkungan (pengangkutan sampah residu yang tidak dapat didaur ulang) di kantor dan wilayah Kecamatan Jonggol pada umumnya, Berperan cukup besar dalam membantu mewujudkan kebersiahan dan keindahan lingkungan.

6)        Stakeholder Profesional dari kalangan perguruan tinggi adalah dalam meberikan masukan ide dalam buku pedoman Green Office dan memberi tambahan pemahaman terhadap pegawai bagaimana pentingnya dan manfaat penerapan Green Office dalam lingkungan perkantoran. Perannya besar untuk penyempurnaan dokumen buku panduan dan peningkatan wawasan bagi pegawai.

7)        Stakeholder kelompok masyarakat dari kalangan praktisi pembaharuan energi dan pemanfaatan limbah, yaitu berbagi pengalaman teknis pengolahan limbah/sampah untuk kemanfaatan lingkungan dan pembaharuan energi alternatif bagi masyarakat. Perannya cukup karena memberikan saran dan masukan terkait pelaksanaan kegiatan Green office

                          

BAB III

DESKRIPSI HASIL KEPEMIMPINAN AKSI PERUBAHAN

1.    Capaian dalam Perbaikan Kinerja Organisasi

Capaian dari aksi perubahan untuk perbaikan kinerja organisasi, adalah sebagai berikut:

a.    Tahapan (milestone) Membentuk Tim Kerja Green Office

Tabel 1

Kegiatan Milestone 1

No	Kegiatan	Waktu	Tempat	Bukti/Evidence	Ket
1	Rapat Persiapan dengan stakeholder internal tentang penjelasan rencana aksi perubahan	Senin, 23 Maret 2020	Aula Kantor Kecamatan Jonggol	1.  Undangan Rapat 2.  Daftar hadir 3.  Notulen Rapat 4.  Dokumentasi	Terlaksana
2	Konsultasi dengan mentor	Senin, 23 Maret 2020	Ruang Camat Jonggol	Dokumentasi	Terlaksana
3	Penyiapan draft Surat Keputusan Tim Kerja aksi perubahan	Jumat, 27 Maret 2020	Ruang Sekretariat Kecamatan Jonggol	Draft SK Camat	Terlaksana
4	Finalisasi Surat Keputusan Tim Kerja Aksi Perubahan	30 Maret 2020	Ruang Kerja Camat Jonggol	Dokumen SK Camat tentang Tim Kerja Aksi Perubahan yang sudah di tandatangani	Terlaksana

Uraian:

Pada tahapan ini, seluruh pegawai diperkenalkan dengan konsep awal penerapan manajemen Green Office di perkantoran, telah disepakati bahwa dalam pelaksanaannya harus melibatkan seluruh pegawai dan untuk efektitas pelaksanaan setuju untuk dibentuk tim kerja yang melibatkan setiap seksi yang ada di Kecamatan Jonggol, dengan Penanggung Jawab adalah Camat Jonggol sekaligus mentor, kemudian Ketua tim (Team Leader) adalah Sekretaris Kecamatan yang memimpin pelaksanaan kegiatan, kemudian dibantu oleh anggota yang terdiri dari para kasubbag dan para kasi ditunjang dengan staff dibawahnya masing-masing. Tim Efektif ini yang menjadi motor penggerak untuk mengoperasionalkan Green Office dalam kegiatan perkantoran sesuai dengan tugasnya masing-masing.

Pembahasan dalam persiapan awal Green Office memperlihatkan terdapat pemahaman yang baik dari seluruh pegawai, mereka sangat mendukung semua kegiatan untuk mewujudkan suasana kantor yang nyaman, bersih dan sangat mendukung karena selain mendukung efisensi anggaran juga mendukung pelestarian lingkungan. Hal yang sederhana yang bisa mereka lakukan adalah dengan kesediaan untuk menghemat pemakaian energi, air dan mencoba melakukan penghematan dalam penggunaan kertas. Masukan atau saran dari pegawai terhadap kegiatan ini diakomodir untuk kemudian dijadikan bahan dan selanjutnya dituangkan dalam rencana kerja Green Office yang merupakan bagian dari surat keputusan yang dibuat yang mencakup tahapan kegiatan.

Dukungan yang sama juga diberikan oleh pimpinan dalam hal ini Camat Jonggol/sebagai mentor didalam rapat tersebut dan secara khusus pada saat konsultasi langsung dengan memberikan arahan secara umum penerapan Green Office diantaranya dengan, meningkatkan penghijauan dan pembentukan Bank Sampah sebagai bentuk nyata peran serta pegawai untuk mengurangi sampah plastik. Hal ini sejalan dengan kebijakan Pemerintah Kabupaten Bogor untuk mewujudkan Kabupaten Bogor ANTIK (Asri Tanpa Plastik).

Untuk memperkuat pelaksanaan sekaligus mendorong agar tim kerja dapat melakukan tugasnya masing-masing secara efektif maka dituangkan dalam Surat Keputusan Camat (SK) Tim Kerja Green Office yang merupakan norma hukum bagi pelaksanaan kegiatan atau formalisasi Green Office di Lingkungan Kecamatan Jonggol.

Seluruh kegiatan yang terlaksana dalam tahapan ini menunjukan bahwa team leader telah memberikan ide dasar dan mempengaruhi pegawai lainya sehingga bisa memahami maksud dan tujuan dari aksi perubahan yang akan dilaksanakan serta dapat memberikan pemahaman tentang perlunya pelaksanaan kegiatan Green Office di Kecamatan Jonggol sehingga mampu mempengaruhi pegawai dapat melaksanakan langkah-langkah menuju pelaksanaan green office. Dengan demikian telah dapat menunjukan bahwa seluruh pegawai merasa terlibat dalam upaya memperbaiki kinerja organisasi artinya telah mengembangkan integritasnya terhadap organisasi dalam hal ini kondisi Kecamatan Jonggol yang lebih baik untuk membangun juga akuntabilitas kinerja dalam tata kelola pemerintahan dan memberikan pelayanan kepada masyarakat.

b.    Tahapan (milestone) Membangun  Dukungan dari Stakeholder

Tabel 2.

Kegiatan Milestone 2

No	Kegiatan	Waktu	Tempat	Bukti/Evidence	Ket
1	Penyiapan Draft Surat Pernyataan Dukungan	Rabu, 1 April 2020	Ruang Sekretariat Kecamatan Jonggol	Draft Surat pernyataan dukungan	Terlaksana
2	Finalisasi dan Penandatanganan  Dokumen Surat Pernyataan Dukungan	Minggu ke-1 sampai Minggu ke-3 Bulan April 2020	Ruang OPD/Dinas/UPT/Instansi terkait	1.   Dokumen Surat pernyataan  Dukungan 2.   Dokumentasi	Terlaksana

Uraian:

Pada tahap ini, adalah membangun komitmen dukungan dari stakeholder terhadap kegiatan Green Office yang akan dilaksanakan di Kecamatan Jonggol, yang pertama adalah dengan memberikan kesempatan kepada anggota tim kerja untuk memberikan masukan terhadap draft tertulis dukungan dari stakeholder terkait, hal ini menunjukan team leader dalam menggali potensi pegawai untuk memberikan ide-ide dan mengimplementasikannya.

Kedua pelaksanaan atau realisasi dalam upaya mendapatkan dukungan dari stakeholder terkait, terdiri dari:

1.    Asissten Pemerintahan dan Sosial

2.    Kepala Dinas Lingkungan Hidup

3.    Kepala bagian Administrasi Pemerintahan

Sebagai unsur pimpinan dan fungsi koordinasi, untuk membentuk komitmen pimpinan dalam mendukung kegiatan perbaikan kinerja organisasi melalui aksi perubahan Green Office. Pelaksanaanya adalah dengan memaparkan semua rencana kegiatan Green Office yang akan dilaksanakan di Kecamatan Jonggol, dengan langkah ini didapat dukungan dari unsur pimpinan dan mendapat saran masukan diantaranya dari Asissten Pemerintahan dan Kesra yang berharap kegiatan ini dilaksanakan dengan baik dan diharapkan dapat menjadi contoh untuk kegiatan yang sama di kecamatan lain. Adapun dari Plt. Kepala Dinas Lingkungan Hidup (DLH) selain dukungan tertulis, akan mendukung secara teknis sesuai kemapuan dan bidangnya dalam mewujudkan kantor yang ramah lingkungan yaitu dengan memberikan dukungan staff atau pegawai yang ditugaskan untuk memberikan sosialisasi, meskipun untuk pengadaan prasarana dan sarana tempat sampah untuk pemilahan belum bisa direalisasikan karena alasan anggaran yang belum tersedia untuk saat ini. Ketiga komitmen dukungan ini sangat berarti bagi team leader sebagai bukti yang yang menunjukan akuntabilits komunikasi yang baik sehingga pimpinan dapat memahami hal yang disampaikan dan kemudian menyatakan komitmen dukungan terhadap rencana kerja dalam upaya meningkatkan kinerja organisasi tempat bekerja.

Komitmen dukungan selanjutnya adalah dari stakeholder pendukung di tingkat Kecamatan yaitu dari:

1)      Kepala UPT Pengelolaan Sampah

2)      Kepala Puskesmas (Puskesmas Jonggol, Balekambang dan Sukanegara)

Kedua Instansi ini adalah sebagai unsur penunjang langsung di wilayah kecamatan yang dapat memberikan dukungan teknis yaitu dari dari UPT Penglolan Sampah dalam hal kebersihan lingkungan dan dukungan dari Puskesamas berupa dukungan pembinaan bagi peningkatan kesehatan dan keselamatan kerja.

Semua dukungan dan komitemn dari stakeholder yang terlibat baik langsung maupun tidak langsung tertuang dalam surat dukungan terlampir.

c.    Tahapan (milestone) Membangun  komitmen bersama seluruh pegawai.

Tabel 3.

Kegiatan Milestone 3

No	Kegiatan	Waktu	Tempat	Bukti/Evidence	Ket
1	Pembuatan konsep draft pembentukan Komitmen	Senin, 6 April 2020	Kecamatan Jonggol	Draft Dokumen Komitmen bersama	Terlaksana
2	Pembahasan untuk Finalisasi Draft Komitmen bersama	Selasa, 7 April 2020	Kecamatan Jonggol	1.    Surat undangan 2.    Daftar hadir 3.    Notulen rapat 4.    Dokumentasi	Terlaksana
3	Pengarahan dan Penandatanganan Komitmen bersama	9 April s.d 30 April 2020	Ruang Aula kecamatan Jongggol	Dokumentasi	Terlaksana

Uraian:

Kegiatan ini adalah sebagai upaya untuk membangun kesadaran dari seluruh pegawai untuk melaksanakan kegiatan Green Office di Kecamatan Jonggol dan yang paling penting adalah untuk meningkatkan kesadaran dalam perilaku di kantor yang bersih, sehat, dan efisien sebagai bagian dari kinerja individu dan peningkatan kinerja organisasi.

Langkah yang dilakukan adalah dengan membuat draft awal pembentukan komitmen, yaitu diskusi dalam kelompok tim kerja untuk mendesain  bagaiamana bentuk yang mudah dan efektif, sehingga pembentukan komitmen ini akan selalu diingat dan menjadi bagian dalam pelaksanaan tugas sehari-hari. Maka dicapai kesepakatan dalam diskusi kelompok tersebut dibuat dalam bentuk baner yang berisi pernyataan dukungan yang nanti akan ditandatangani oleh seluruh pegawai dan ditempatkan di dinding ruangan yang mudah dilihat sehingga akan menginagtkan akan komitmen yang sudah dibangun bersama untuk nantinya secara sukarela melaksanakan isi komitmen tersebut sebagai bagian dari pelaksanaan tugas masing-masing. Team Leader memberikan kesempatan kepada semua anggota tim dan para pegawai untuk memberikan saran dan masukan dalam desain dan tata cara yang baik untuk konsep pembentukan komitmen bersama ini.

Langkah yang utama dari tahapan ini adalah penandatanganan, yaitu semua pegawai menandatangani di format yang sudah dibuat/disiapkan, semua pegawai mencermati dan kemudian mebubuhkan tanda tangan sebagai bentuk komitmen tertulis secara kolektif untuk mendukung melaksanakan dan akan saling mengingatkan dalam implementasinya. Penandatanganan secara bertahap sesuai dengan kondisi dan kehadiran pegawai mulai dari pimpinan yaitu Camat, para Kasi/Kasubbag dan seluruh pegawai memberikan tandatangan didalam baner yang sudah cetak.

Ini menjadi langkah strategis pertama yang menjadi awal kegiatan Green Office agar bisa menjadi pengungkit keberhasilan pelaksanaanya yaitu terbentuknya Komitmen Organisasi, Komitmen Pimpinan dan Komitmen Pegawai/karyawan. Dengan demikian menjadi bukti bahwa Team Leader berupaya  membangun integritas pegawai yang dimulai dari tingkat pimpinan sampai ke tingkat pegawai paling bawah untuk memiliki komitmen yang kuat dalam meningkatkan kinerja organisasi.

d.    Tahapan (milestone) Membuat Buku Panduan Green Office

Prose pembuatan buku pandun terdiri dari tiga kegiatan sebagaimana dalam tabel berikut:

Tabel 4.

Kegiatan Milestone 4

No	Kegiatan	Waktu	Tempat	Bukti/Evidence	Ket
1	Membuat Draft Buku Panduan Green Office	Senin, 13 April 2020	Kecamatan Jonggol	Draft awal Buku Panduan Green Office Dokumentasi	Terlaksana
2	Melakukan Rapat Pembahasan terkait draft Buku Panduan	Selasa, 14 April 2020	Aula Kecamatan Jonggol	1.  Surat Undangan 2.  Daftar Hadir 3.  Notulen 4.  Dokumentasi	Terlaksana
3	Finalisasi Buku Panduan Green Office	Jumat, 17 April 2020	Kecamatan Jonggol	Dokumen Final Buku Panduan Green Office	Terlaksana

Uraian:

Sebagai tuntunan bagi seluruh pegawai dan bahan kebijakan untuk pelaksanaan kegiatan, maka secara formal dilakukan dengan proses penyusunan Buku Panduan Green Office. Buku ini secara formal sebagai bentuk norma tertulis yang menjadi arah atau lebih tepatnya  buku ini  sebagai peta bisnis proses (business process) penerapan Green Office di Kecamatan Jonggol.

Langkah awal adalah dengan membuat draft buku panduan, pada tahapan ini Team Leader memberikan gagasan awal untuk kemudian anggota tim aksi perubahan memberikan gagasan lain untuk pengembangan ide tersebut. Selain masukan dari anggota tim kerja, draft buku panduan tersebut mengutip dari sumber-sumber lain berupa buku-buku dan jurnal yang relevan dengan konsep Green Office sehingga menunutun pegawai untuk membiasakan membaca dan menganalisis dan mengambil inti yang relevan dengan konsep yang akan dibuat dan secara cermat dimodifikasi dalam bentuk yang sesuai dan aplikatif sesuai dengan situasi dan kondisi nyata di Kantor Kecamatan Jonggol.

Kegiatan Berikutnya adalah dengan megadakan rapat pembahasan, pada tahapan ini, mentor memberika arahan secara umum untuk pembuatan pedoman yang sesuai dengan tujuan dan kondisi yang diharapkan. Pada langkah ini, Team Leader, menyampaikan secara menyeluruh tentang buku panduan ini, dan selanjutnya setiap pegawai diberikan kesempatan untuk mengkritisi dan memberikan saran masukan untuk menyempurnakan buku panduan ini sesuai dengan pengetahuan dimiliki setiap pegawai. Maka tahap ini siapapun berhak mengeluarkan pendapatnya yang dituangkan dalam buku yang akan menjadi pedoman bersama, dengan demikian buku ini menjadi bagian dari komitmen bersama untuk perbaikan organisasi menuju organisasi yang berkinerja tinggi melalui penerapan Green Office.

Selaian rapat pembahasan, untuk penyempurnaan buku panduan tersebut, maka secara virtual (WFH Karena COVID 19) dilakukan konsultasi dengan beberapa Organisasi Perangkat Daerah seperti PUPR dan DLH serta tenaga ahli/professional salasatunya Dosen UKSW Semarang (Penulis Buku Green Office) untuk memberikan saran teknis juga kajian ilmiah sesuai dengan bidang tugasnya. Hal ini dilakukan sebagai bentuk membangun jejaring kinerja kemudian membangun kolaboarasi antar instansi yang bertujuan agar terjadi kesinambungan dalam pekerjaan dan meningkatkan koordinasi agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik.

e.    Tahapan (milestone) Melaksanakan kegiatan green Offiice tahap awal/efisiensi sumber daya.

Kegiatan-kegiatan implementasi Green Office dalam penatausahaan kecamatan adalah sebagaimana tabel berikut:

Tabel 5

Kegiatan Milestone 5

No	Kegiatan	Waktu	Tempat	Bukti/Evidence	Ket
1.	Melakukan pengaturan ulang tata letak meubeler, kabel-kabel listrik dalam ruang kerja kantor	Jumat, 17 April 2020	Kantor Kecamatan Jonggol	Dokumentasi	Terlaksana
2	Melakukan penggantian lampu yang rusak dengan lampu hemat energy	Senin, 20 April 2020	Kantor Kecamatan Jonggol	1.  Dokumen hasil pendataan 2.  Dokumentasi	Terlaksana
3	Melakukan Advokasi penghematan energy dan air melalui pemasangan Stiker	Selasa, 21 April 2020	Kantor Kecamatan Jonggol	1.  Contoh Stiker 2.  Dokumentasi	Terlaksana
4	Melakukan konservasi air melalaui pembuatan lubang Biopori, penanaman pohon dan pembuatan Instalasi Air AC	Kamis, 23 April 2020		Dokumentasi	Terlaksana
5	Uji coba penghematan kertas dengan pemanfaatan kertas bekas untuk catatan internal dan pemanfaatan Teknologi informaasi (surat elektronik)	Minggu ke-1s.d. Minggu Ke III bulan Mei 2020	Kantor kecamatan	1.  Contoh pemakaian kertas bekas 2.  Contoh (screenshoot) Surat elektronik	Terlaksana
6	Sosialisasi Green Office bagi seluruh pegawai	Rabu, 6 Mei 2020	Virtual dengan Zoom meeting	1.  Surat Undangan Peserta 2.  Surat Permohonan Narasumber 3.  Daftar hadir peserta dan Narasumber(Virtual) 4.  Bahan Sosialisasi 5.  Notulen 6.  Dokumentasi	Terlaksana
7	Evaluasi pelaksanaan Green Office	Senin, 11 Mei 2020	Aula Kecamatan	1.     Surat Undangan 2.     Daftar Hadir 3.     Notulen 4.     Dokumentasi	Terlaksana

Uraian:

Tahapan ini merupakan realisasi dari tahapan sebelumnya dan apa yang telah disepakati tahap sebelumnya, bentuknya berupa kegiatan-kegiatan yang dapat dilaksanakan pada periode jangka pendek, sebagai berikut:

1.    Pengaturan ruangan dan perbaikan kabel-kabel yang kurang baik menajdi lebih tertib. Team Leader memberikan arahan kepada anggota tim kerja untuk melakukan kegiatan ini dengan melibatkan pegawai yang secara teknis faham tentang instalasi dan teknik kelistrikan. Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan keamanan dan kenyaman serta keselamatan pegawai dalam bekerja menjalankan pekerjaannya yang berkaitan dengan sumber-sumber kelistrikan serta menghindari kemungkinan kelebihan beban listrik dan mengurangi resiko hubungan listrik singkat yang dapat menjadi pemicu kebakaran. Untuk kenyamanan di tiap ruangan adalah dengan penempatan bunga hidup di ruang kerja dan pelayanan, yang berfungsi sebagai sirkulasi udara serta meningkatkan kenyamanan ruang bekrja dan ruang pelayanan.

2.    Melakukan upaya penghematan dengan mengganti lampu yang rusak dengan lampu hemat energi (LED), kegiatan ini melibatkan anggota tim kerja untuk melakukan pendataan kondisi lampu yang rusak dan dapat secara teknis diganti untuk kemudian dilakuan pengadaan dan pemasangan sesuai kebutuhan penerangan.

3.    Melakukan advokasi kepada seluruh pemakai ruangan kantor khususnya para pegawai untuk bertindak hemat dan cermat dalam penggunaan energi. Team Leader mengarahkan untuk membuat stiker mengenai penghematan listrik dan air. Tim kerja aksi perubahan mengimplementasikan dalam draft stiker kemudian disepakati dan dicetak sesuai kebutuhan. Langkah berikutnya adalah dengan menempelkan stiker tersebut pada tempat-tempat yang sesuai dan mudah dilihat, sehingga diharapkan menjadi tanda pengingat untuk melaksanakan upaya-upaya penghematan di lingkungan/ruang kerja masing-masing pegawai.

4.    Kegiatan berikutnya adalah melaksanakankegiatan konservasi air yaitu dengan pembuatan lubang biopori/sumur resapan, penanaman pohon di sekitar area kantor kecamatan, dilakukan secara gotong royong oleh pegawai. Selain itu degan memanfaatkan barang yang ada, dilakukan pembuatan isntalsi sederhana berupa penampungan air AC untuk cadangan air yang bisa dimanfaatkan untuk menyitam tanaman atau kegiatan pembersihan lainnya. Upaya ini diharapkan menjadi awal pemebentukan kesadaran akan pentingnya pelestarain lingkungan dan meningkatkan kecermatan dalam mencari sumber-sumber alternatif penyediaan air dan energi.

5.    Kegiata yang dilakukan sacara bertahap adalah dengan melakukan ujicoba penggunaan kertas bekas untuk catatan informal dan mencoba melakukan pencetakan dua sisi juga memanfaatkan teknologi informasi berupa surat elektronik (surel) dalam pembuatan draft/konsep surat dinas. Hal ini dilakukan sebagai upaya peneingkatan efisiensi anggaran teruatam dalam penghematan kertas dan ATK. Efisensi anggaran dengan penghematan ATK ini adalah bagian dari membanguan akuntabilitas kinerja organisasi juga sebagai upaya meningkatkan budaya kerja “ekonomi” (hemat dan cermat).

6.    Langkah selanjutnya adalah melakukan sosialisasi kepada seluruh pegawai, hal ini adalah sebagai langkah strategis untuk meningkatkan pemahaman para pegawai dalam melaksanakan Green Office sehingga diharapkan mampu merealisasikan dalam kegiatan sehari-hari. Untuk kegiatan ini, Team Leader berinisatif menghadirkan nara sumber (secara virtual) yang berkompeten di bidangnya. Narasumber yang dihadirkan yaitu:

a)    Pemateri I: Dr. Agus Sugiarto, S.Pd, MM (Dosen UKSW Semarang/penulis buku Green Office), dengan judul :Green Office: Kantor Berkonsep Ramah Lingkungan

b)   Pemateri II: Kolonel Dr.Ir. Yanif Dwi Kuntjoro (Masyarakat Jonggol/ Pengelola BUMDes Singasai Mandiri Energi/Dosen Unhan), dengan judul; Pemanfaatan limbah/sampah menjadi Energi Alternatif untuk Mendukung Ketahanan Energi dan Pangan

c)    Pemateri III: Drg Nugrahardani (Kepala Puskesmas Balekambang-Jonggol), dengan tema Perilaku Hidup Bersih dan Sehat untuk mendukung Green Office

d)   Pemateri IV: Ibu Nur haryanti (Kasi di Bidang Pengelolaan Sampah DLH Kab. Bogor) dengan judul:Pengolahan dan Pemanfaatan Sampah di Lingkungan Kantor Pemerintah Kabupaten Bogor

Dengan narasumber dan materi yang disampaikan sedikit banyaknya telah memberikan peningkatan pemahaman kepada seluruh pegawai tentang konsep Green Offiice dan langkah-langkah pelaksanaannya dalam kehidupan sehari-hari di lingkungan Kantor Kecamatan Jonggol.

7.    Langkah terakhir dalam tahapan (milestone) ini adalah dengan melakukan Evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan. Team leader mengadakan rapat dengan angggota tim kerja untuk mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan. Diskusi dilakukan untuk mengetahui kendala apa saja yang terjadi dalam prosesnya di periode  jangka pendek tersebut. Hasilnya adalah berupa kesepakatan untuk perbaikan pada saat pelaksanaan di periode jangka menengah agar kegiatan Green Office ini menjadi lebih baik, lancar dan berkesiambungan.

2.    Manfaat Hasil Aksi Perubahan

Aksi perubahan yang dilakukan di Kecamatan Jonggol dapat bermanfaat terutama dalam jangka pendek sebagai berikut:

a.    Bagi Organisasi;

1.    Menumbuhkan komitmen bersama pegawai untuk bersama-sama  menerapkan prinsip-prinsip kantor yang ramah lingkungan. Hal ini tercermin dalam bentuk komitmen bersama serta langkah-langkah yang dilaksanakan pada tahapan pelaksanaan penghematan.

2.    Dapat menumbuhkan dan mengembangkan  budaya organisasi sesuai dengan moto Jonggol Berkah, yaitu berdaya (kreatif& inovatif), ekonomis (cermat dan efisien), religious (bertaqwa dan mentaati aturan yang berlaku), komunikatif (kerjsama) dan harmonis (kebersamaan dalam mencapai tujuan). Situasi ini tercermin dalam gotong royong kegiatan pembuatan biopori/sumur resapan yang dilakukan secara bersama-sama pegawai Kecamatan Jonggol

b.    Bagi Masyarakat;

1.    Mendapat kenyamanan dan keamanan dalam mendapatkan pelayanan yaitu dengan adanya testimoni warga masyarakat/perangkat desa  yang menilai terjadi perubahan dalam situasi kantor yang lebih hijau, nyaman dan terlihat lebih rapih juga bersih, pendapat atau testimony terlampir

2.    Mendapatkan pelayanan yang prima dari kinerja pegawai yang optimal, kondisi ini juga mempengaruhi kinerja pegawai seperti dalam kinerja melayanai masyarakat, hal ini terbukti dalam testimoni masyarakat dalam menerima pelayanan yang lebih baik yang dilakukan oleh pegawai kecamatan sebagaimana testimony terlampir.

3.    Pelaksanaan Manajemen Resiko Aksi Perubahan

 Kendala yang dihadapi dalam aksi perubahan:

Tabel 6.

Kendala dan Mengatasinya

Identifikasi Permasalahan (Risk Identification)	Analisis Risiko(Risk Analysis)	Mengatasi risiko(Risk Treatment)
1.    Kendala Internal, masih belum terbiasa melaksanakan penghematan 2.    Perilaku yang belum disiplin  terhadap kebersihan dan pemilahan sampah	1.            Pemakaian energi  dan air yang masih besar       2.            Masih terdapat sampah yang dibuang dengan sembarangan dan tidak pada tempatnya	1.     Team leader memberi contoh tauladan dalam pelaksanaan penghematan 2.     Melakukan  pembinaan intensif dengan merancang penghargaan kepada pegawaiyang berperilaku bersih, rapih dan sehat.
3.      Kendala anggaran dalam berbagai kegiatan seperti: ·      Pengadaan tempat sampah ·      Pengadaan tanaman dalam ruangan ·      Alat dan bahan konservasi air	Menghambat kegiatan Green Ofiice sehingga tidak seluruhnya tepat sesuai perencanaan	1.       Melakukan swadaya 2.       Memanfaatkan sumberdaya yang ada (menggunakan barang-barang/peralatan bekas pakai yang tidak digunakan)
4.      Perilaku Masyarakat yang bekum sadar akan kesehatan dan kebersihan lingkungan	Masih terdapat sampah yang sembarangan dan tidak pada tempatnya	Melakukan sosialisasi lebih intensif

Kendala yang dihadapi menjadi evaluasi juga dalam pelaksanaan untuk jangka menengah dan panjang, Team Leader mengidentifikasi untuk kemudian selanjutnya merancang model pembinaan yang intensif termasuk rencana pemberian hukuman dan penghargaan bagi pegawai, sehingga akan ada motivasi kepada para pegawai dalam pelaksanaan kegiatan Green Office ini.

4.    Keberlanjutan Aksi Perubahan

Keberlanjutan aksi perubahan dalam jangka menengah dan jangka panjang berdasarkan hasil evaluasi pelaksanaan jangka pendek adalah sebagai berikut;

a.        Jangka menengah:

                  1.          Melakukan tata guna lahan untuk konservasi air dan pembuatan instalasi pengolahan air hujan.\ sesuai dengan buku panduan

                  2.          Melaksanakan desain ulang penataan kantor untuk menambah kenyamanan dan kesehatan pegawai dan masyarakat

                  3.          Melaksanakan pengaturan tata letak sesuai dengan desain yang telah dibuat.

Komitmen keberlanjutan Aksi Perubahan ini tertuang dalam bentuk rencana aksi atau rencana tindak lanjut sebagai hasil evaluasi kegiatan pada periode sebelumnya. Hal ini juga diperkuat dengan komitmen dari pimpinan dalam hal ini Camat sebagai Mentor untuk konsisten mendukung kegiatan dimaksud yang antara lain menyampaikan perintah untuk melaksanakan penghijauan di seluruh area Kecamatan Jonggol dan segera membangun Bank Sampah sebagai upaya mengurangi dampak buruk penggunaan plastik. Komitmen ini terwujud dalam bentuk dukungan dan memo/catatan dari Camat Jonggol sebagaimana terlampir.

b.    Jangka Panjang:

v  Melakukan upaya penghematan dengan membangun aplikasi berbasis Teknologi Informasi dalam penghematan energi dan ATK guna menunjang akuntabilitas penggunaan anggaran dan  optimalisasi kinerja organisasi secara keseluruhan.

v  Melakukan pengembangan SDM pegawai Kecamatan Jonggol melalui bintek/pelatihan dalam penguasaan Teknologi Informasi untuk sinkronisasi pelaksanaan penerapan Teknologi Informasi yang telah/akan dibangun.

Untuk mendukung rencana jangka panjang tersebut terwujud dalam komitmen organisasi berupa dukungan anggaran di tahun 2021 dalam hal pembangunan system aplikasi e-office yang tertuang dalam dokumen pr- RKA  Kecamatan Jonggol tahun 2021 (terlampir), selain itu tetap diadakannya anggaran pemeliharaan kebersihan dan perbaikan kantor secara rutin dan berkala. Artinya dengan dimasukkannya rencana ini dalam sebuah dokumen anggaran menunjukan keseriusan pemangku kepentingan di Kecamatan untuk secara formal mendukung pelaksanaan dan pengembangan Green Office.

BAB III

KESIMPULAN

Penerapan konsep manajemen Green Office sebagai sebuah Aksi Perubahan merupakan upaya optimalisasi penatausahaan kantor Kecamatan Jonggol tujuan pokoknya adalah peningkatan kinerja organisasi menjadi organisasi yang berkinerja tinggi.

Konsep Green Office yang diawali dengan pembentukan komitmen bersama adalah untuk menunjukan bahwa semua pegawai secara umum siap mendukung kegiatan ini yang dituangkan dalam dokumen tertulis sebagai perwujudan dari tiga komitmen pokok dalam penerapan Green Office yaitu Komitmen Pimpinan, Komitmen Organisasi dan Komiten Pegawai, dimana ketiga pilar ini diharakan menjadi pengungkit keberhasilan penerapan Green Office di Kecamatan Jonggol.

Langkah selanjutnya adalah pembuatan buku panduan, proes ini dipandang sebagai upaya membuat aturan atau norma yang fomal untuk menjadi dasar dan arah kebijakan serta pelaksanaan Green Office di Kecamatan Jonggol, sehingga dengan dokumen tertilis ini dapat menjadi ketentuan yang dapat dijadikan pedoman pengambilan keputusan dalam langkah-langkah realisasinya. Dengan melibatkan unsur intern dan stakeholder luar buku panduan ini disusun sebagai upaya pemberdayaan bagi pegawai untuk dapat terlibat secara aktif dan sukarela dalam prose pengambilan keputusan juga sebagai upaya dari Team Leader menkoordinasikan sebagai bentuk pengembangan dan kolaborasi dengena instansi lain agar program dan kegiatan berjalan dengan baik.

Kemudian pada tahapan pelaksanaan Green Office dilakukan langkah-langkah nyata dalam penerapan komitmen yang telah dipokirkan bersama dan disepakati. Kegiatannt meliputi perbaikan ruang kantor agar lebih aman dan nyaman, konservasi air sebagai upaya mewujudkan pelestarian lingkungan, penghematan energi, air dan ATK, sosialisasi kepada pegawai untuk peningkatan pemahaman dan terahir dilakukan evaluasi untuk mengetahui kendala dalam pelaksanaannya. Dari hasil evaluasi ini ditentukan rencana langkah tindak lanjut untuk menjamin pelaksanaan tetap berjalan dan perbaikan di masa yang akan datang.

Kegiatan ini terus diupayakan untuk berjalan secara berkelanjutan, hal ini sudah dunjukan dalam komitmen organisasi melalui dokumen anggaran yang ditujukan untuk membiayai kegiatan pada periode jangka panjang yaitu pengembangan aplikasi e-office sebagai upaya mewujudkan Green Office yang berkesinambungan dengan Teknologi Informasi.

Semua proses ini terlaksana sesuai tahapan dan sudah dirasakan manfaatnya bagi organisasi yaitu  terbentuknya komitmen bersama dan pengembangan budaya organisasi dalam rangka menuju organisasi berkinerja tinggi. Namun demikian namun masih terdapat kendala dalam pelaksanaannya, untuk hal tersebut maka Team Leader berupaya untuk melakukan perbaikan agar kegiatan berjalan  baik dengan lancar.